Come organizzare eventi internazionali - alcune idee sul fundraising
di Claudia Sandri

Organizzare eventi di portata internazionale, che coinvolgono diverse organizzazioni partner e che portano in uno stesso luogo persone provenienti da tutto il mondo, è una sfida allo stesso tempo elettrizzante e coinvolgente ma che richiede anche molta precisione. Ci sono innumerevoli fattori da tenere in considerazione e spesso il tempo, si sa, è tiranno. Ma niente panico, vale la pena provarci!
Durante la mia esperienza a Bruxelles con European Youth Press ho capito quanto sia essenziale tenere un atteggiamento pro-attivo, attento al particolare e aperto a nuove idee e suggerimenti. Perché un buon progetto inizia sempre con una grande dose di coraggio, pensiero creativo e consapevolezza delle risorse disponibili.
Una volta individuata e aver scritto quell'idea meravigliosa per il nostro progetto, aver riflettuto sugli scopi generali e sugli obiettivi specifici che vogliamo raggiungere, individuato il target group e pensato al tempo e al luogo in cui vorremmo svolgere le attività (come workshop, seminari, conferenze...), abbiamo bisogno di soldi. E a meno che non si conosca qualcuno di molto ricco disposto a finanziare le nostre idee, occorre armarsi di pazienza e fare moltissime ricerche in Internet.
Le attività di fundraising possono essere molto noiose, specie se non si ha idea da dove partire. Tuttavia un aspetto positivo c'è sempre e in questo caso è che, attraverso ricerche e telefonate, si conosceranno persone che saranno disposte a credere e sostenere il nostro progetto. Sostegno essenziale per il presente e che rimane valido per il futuro.
Di seguito alcuni suggerimenti per velocizzare le attività di ricerca di fondi, consigli che si sono rivelati molto utili durante il mio soggiorno brussellese.
Iniziamo con il cercare di fare un calcolo il più possibile accurato di tutte le spese che dovremmo affrontare. È più facile trovare dei finanziatori se sappiamo con esattezza quanti soldi ci servono. Una volta ottenuto il costo totale delle varie attività, controlliamo quante risorse disponibili ha la nostra organizzazione. Se realizziamo che non abbiamo i soldi sufficienti per autofinanziarci, bene, siamo come il 99% delle persone con una idea e che sta cercando soldi extra per la sua realizzazione. Siamo quindi in buona compagnia!
Ogni piano di fundraising inizia con alcune ricerche su noi stessi:
 Chi siamo?
Sei un singolo o una coppia di persone, una piccola o una grande organizzazione? E quanto tempo puoi dedicare realisticamente al fundraising?
 Quali sono i nostri principi?
Sei una organizzazione politica, religiosa, radicale o neutrale? Tutti i credo e le opinioni della tua organizzazione potrebbe diventare delle risorse da investire per ottenere fondi. Cerchiamo quindi di assicurarci che le nostre priorità siano il più possibile congrue a quelle dell'ente cui stiamo chiedendo dei finanziamenti.
 Che tipo di esperienze ha l'associazione e che tipo di network possiede?
Se ad esempio la nostra organizzazione ha già portato avanti dei progetti di successo tramite European Youth Foundation e abbiamo quindi creato una rete di contatti, dovremmo considerare di sottoporre nuovamente il progetto al Consiglio d'Europa. Oppure se conosciamo delle associazioni che organizzano degli eventi di beneficenza, possiamo chiedere di donarci il ricavato dell'anno. In modo simile, se non abbiamo mai portato avanti un progetto è meglio non presentarsi da soli alla Commissione di Youth in Action. Cerchiamo dei partner, seriamente.
Una volta considerati questi aspetti, scriviamone le conclusioni su un foglio da tenere ben in vista.
Il passo successivo è cercare i vari enti che distribuiscono fondi. E ce ne sono davvero di tutti i tipi. Generalmente suddivisibili in:
 Istituzioni: enti governativi e agenzie, dal livello locale a quello globale.
Molte amministrazioni e agenzie governative offrono fondi per supportare progetti destinati ai giovani. Queste agenzie possono essere locali, regionali, nazionali, europee o globali. Durante lo stage con European Youth Press, ho avuto modo di approfondire alcune possibilità europee come European Youth Foundation del Consiglio d'Europa e il programma Youth in Action promosso dall'Unione Europea. La Commissione Gioventù e Sport è parte della Commissione generale dell'Educazione, Cultura e Patrimonio, Gioventù e Sport del Consiglio d'Europa. Il programma Gioventù e Sport del Consiglio d'Europa, parte integrante di un gran numero di iniziative, ha lo scopo di sviluppare l'identità di una comune area europea attraverso gli Stati che ne fanno parte, attualmente 47. Allo scopo di raggiungere questi obiettivi, ogni due anni la Commissione presenta una lista di priorità specifiche. I centri di Budapest e Strasburgo e i fondi offerti da European Youth Foundation sono strumenti vitali nella realizzazione dei progetti. Queste priorità sono perseguite attraverso una vasta area di attività, che include seminari, simposi, corsi di formazione, sessioni di studio, corsi interculturali, meeting con esperti, ricerche, pubblicazioni e in generale attività legate allo sviluppo di politiche giovanili a livello europeo. Queste attività sono per lo più gestite da organizzazioni giovanili, che si rivolgono ai fondi di European Youth Foundation per farsi finanziare i progetti nel corso dell'anno. La Fondazione lancia due volte l'anno delle “call for applications”, la prima in primavera e la seconda in autunno (ricordarsi di tenere controllate le scadenze!). Il vantaggio di lavorare con European Youth Foundation è che questo programma supporta molte attività, ha priorità generiche e la procedura di applicazione non è molto complessa. Questo è il motivo per cui il programma è molto popolare tra le organizzazioni giovanili. Tuttavia il budget che la Fondazione mette a disposizione è piuttosto limitato (specialmente se comparato con quello offerto dai vari programmi dell'Unione Europea) e sta diminuendo ogni anno.
Il programma Youth in Action dell'Unione Europea è invece il più grande e strutturato progetto di formazione e di finanziamento per i progetti destinati ai giovani. Questo significa che offre molte possibilità ma l'accessibilità al programma è più dettagliata rispetto ai progetti promossi da European Youth Foundation. Il programma Gioventù in Azione ha strutture piuttosto rigide e il sistema di applicazione di un progetto è molto specifico. Uno degli aspetti positivi del Programma è che opera su due livelli: ci sono le Agenzie Nazionali negli Stati aderenti al Programma (Stati membri dell'Unione Europea, Norvegia, Islanda, Liechtenstein e Turchia) e l'Agenzia Centrale della Commissione Europea a Bruxelles. Di solito le organizzazioni giovanili internazionali fanno richiesta all'Agenzia Centrale, mentre le organizzazioni nazionali si rivolgono all' Agenzia Nazionale competente nel territorio. Le agenzie nazionali possono risultare burocratiche come quella della Commissione Europea in quanto devono seguire le stesse regole e procedure, ma sono molto più accessibili dell'Agenzia Centrale. Appena abbiamo pronta una idea, possiamo prendere un appuntamento e farci consigliare la migliore “application form” da compilare per spedire il progetto, possiamo ottenere anche dei feedback sulla stesura del progetto e aiuto con le questioni riguardanti l'organizzazione pratica. Un consiglio: cominciamo a raccogliere gli accordi fra le organizzazioni partner in anticipo. È piuttosto fastidioso notare due giorni prima della scadenza che non abbiamo la firma ufficiale di metà dei nostri partner!
 Organizzazioni, a cui ideologicamente possiamo essere affiliati.
Queste possono essere distinte in “organizzazioni madre” e partiti politici. Molte organizzazioni giovanili sono connesse alla propria “organizzazione madre”. Può essere molto utile chiedere se hanno i soldi per finanziare il nostro progetto prima di iniziare la ricerca di fondi extra.
Per quanto riguarda i partiti politici, la cosa si fa leggermente più stressante. Controlliamo se il tema del nostro progetto può essere d'interesse per i partiti politici affini ai nostri principi. Una volta scelto il partito, possiamo chiedere un appuntamento con alcuni dei suoi membri e ottenere un confronto in modo da poter raccontare il nostro progetto e chiedere di essere finanziati. Di solito l'aiuto che ci possono offrire è di due tipi: finanziario e pratico. Quasi tutti i partiti hanno un budget da destinare all'organizzazione di eventi. In questo caso possiamo collaborare insieme per organizzare una raccolta fondi, trovare la location e usare la reti di contatti del partito per diffondere la notizia dell'evento. Consiglio: se abbiamo in programma una azione pubblica, mandiamo l'invito anche alla rappresentanza del partito che ci sostiene! Ogni progetto europeo può essere interessante per un membro del Parlamento Europeo. Può sostenere il nostro progetto sia finanziariamente che attraverso promozioni pubblicitarie, come dibattiti pubblici o conferenze legate al tema, che ti aiuteranno ad acquisire visibilità. Questo è esattamente il significato di fare lobby.
 Fondazioni.
Molte fondazioni finanziano progetti gestiti da organizzazioni giovanili attraverso la cooperazione nelle attività. In questo caso bisogna trovare la fondazione che condivide i nostri interessi e con cui ci piacerebbe collaborare. Molte ricerche in Internet e molta pazienza sono gli ingredienti vincenti. Cerchiamo di fare delle ricerche rispettabili. Non sprechiamo il nostro tempo e quello delle fondazioni a cui scriviamo con dei progetti estranei ai loro programmi. Focalizziamo sui loro principi e scopi. Mettiamo chiarezza nella scrittura della nostra proposta e cerchiamo di trovare i collegamenti grazie ai quali il nostro progetto può contribuire alla soddisfazione dei loro obiettivi. Non promettiamo cose irrealizzabili. E cerchiamo di non essere generalisti, ma andiamo diritti al punto!
 Corporazioni aziendali.
L'argomento dei finanziamenti dalle imprese e dalle compagnie profit è spesso al centro di lunghi dibattiti. Per questo, diamo un'occhiata al foglio che abbiamo vicino a noi e chiediamoci: ci sentiamo a nostro agio a ricevere finanziamenti dalle compagnie aziendali? E se sì, da quali? Senza ombra di dubbio, le aziende ci concederanno il finanziamento a patto di un profitto anche nelle proprie tasche. Profitto che non necessariamente è di tipo finanziario. Ma può riguardare la possibilità di essere introdotti alla futura generazione di politici, di farsi pubblicità tramite i media oppure di ottenere gradimento tra la popolazione.